Solution implantée

Le mandat de déploiement s’est échelonné sur trois ans et s’est divisé en cinq grandes étapes :

1. Sélection des nouveaux appareils

Lorsque le projet a débuté,  le CHU de Québec disposait de 26 modèles différents d’imprimantes, de télécopieurs et de photocopieurs. Le premier objectif de ProContact a donc été de rationaliser le nombre d’appareils en s’assurant qu’il n’y ait aucun impact sur les processus de travail.

 Une gamme plus réduite d’appareils comprenant des imprimantes et des appareils multifonctions (MFP) monochromes et couleurs LaserJet Pro et LaserJet Entreprise, a donc été sélectionnée en remplacement des appareils en place, à la suite d’une analyse rigoureuse des besoins par ProContact.

 La gamme d’appareils choisie par ProContact inclut :

  • Imprimantes
  • Série HP LaserJet Pro 400 M401
  • HP LaserJet Pro 500 MFP M525
  • HP LaserJet Enterprise 600 M603
  • Gamme d’imprimantes HP LaserJet Enterprise P3015
  • Appareils multifonctions (MFP)
  • HP LaserJet M9040/M9050
  • Gamme MFP HP LaserJet Enterprise M4555
  • Gamme MFP HP Color LaserJet Enterprise CM4540
  • Gamme MFP HP Color LaserJet CM6030/CM6040[P1] 

 « Le fait d’avoir une gamme réduite et uniforme d’appareils facilite beaucoup l’utilisation du parc d’impression par le personnel, tout comme l’entretien des appareils par les techniciens », affirme M. Hugues Harvey, spécialiste en procédés administratifs à la Direction des technologies de l’information du CHU de Québec.

 2. Audit séquencé du parc d’impression

Une fois la gamme d’appareils choisie, l’équipe de ProContact a entrepris la tournée de chacun des départements du CHU de Québec afin d’y réaliser un audit des besoins. Cet audit incluait la rencontre du chef de service pour bien cerner le processus de travail effectué par le personnel et la manière dont la tâche est accomplie, les besoins complémentaires qui s’y rattachent et les appareils dont le personnel dispose.

 « Avec le chargé de projet de la compagnie ProContact, nous avons fait l’analyse des besoins pour savoir si chacun des appareils pouvait être remplacé ou retiré. C’était un processus plus long, mais plus efficace », indique M. Harvey.

 3. Sélection des appareils de remplacement

Pour chaque département, ProContact a recommandé les meilleurs appareils de remplacement parmi la gamme sélectionnée en amont. Ce processus de sélection au cas par cas a permis à l’équipe de Procontact de répondre aux besoins des départements de façon plus adéquate.

 La confidentialité des informations personnelles est une priorité pour le CHU de Québec. Respectant cette consigne, ProContact s’est assuré que les employés qui avaient à traiter avec de telles informations disposent d’un système où une file d’impression sécurisée leur permettant de faire imprimer des documents confidentiels à l’aide d’un code d’accès unique.

 4. Étalement des coûts clé en main

Les coûts d’impression sont dorénavant en mode coût par page, sur le principe « utilisateur–payeur. » Le coût de chaque copie imprimée par le personnel du CHU de Québec, comprend les coûts de location des appareils, le service d’entretien, le ravitaillement de poudre d’encre, le papier, etc.

 Chaque employé ou utilisateur est relié au code budgétaire de son département. Une journalisation de l’utilisation des appareils d’impression permet de rétrofacturer chacune des impressions au département approprié.

 « Avant, un appareil pouvait être acheté par la psychologie et un autre par la psychiatrie. Chaque département avait son papier, ses cartouches d’imprimante, son imprimante, etc. Avec le nouveau système, on peut installer un appareil entre les deux départements et travailler en cohabitation. Avec le coût par page, même sur un seul appareil, les départements sont facturés selon leur propre utilisation », explique M. Harvey.

 La journalisation permet également au CHU de Québec d’analyser les statistiques d’utilisation de ses appareils et d’appliquer des changements organisationnels en conséquence, comme ajouter un pharmacien à l’horaire de travail durant les périodes où plusieurs ordonnances de médicaments sont transmises à la pharmacie centrale.

 5. Installation d’un serveur de télécopie

Le CHU de Québec comptait pas moins de 700 télécopieurs au sein de ses cinq hôpitaux. ProContact a remplacé ces appareils par l’utilisation combinée des nouveaux appareils multifonction et d’un serveur de télécopie XmediusFAX.

 À la réception d’un document télécopié, le serveur XMédius peut le rediriger, soit vers l’imprimante du département visé, soit vers une adresse courriel ou encore vers un répertoire partagé. L’utilisation du serveur de télécopies apporte d’autres fonctionnalités au CHU de Québec qui améliorent les processus de travail et facilitent la gestion.

 Des résultats probants

Au final, ce sont environ 1500 appareils d’impression, de photocopie et de télécopie qui ont été déployés dans les 5 hôpitaux du CHU de Québec avec l’aide de l’équipe d’experts de ProContact, soit une réduction de plus de 40 % par rapport au parc d’impression initial.

 [P1]Suggestion au montage : insérer ces infos dans un box à part

Vous voulez avoir plus d’information sur ProContact ?
Appelez-nous au 1 888 251-1622

Ou écrivez-nous