Problématique

L’entreprise XYZ (nom fictif pour préserver l’anonymat) a sollicité l’aide de ProContact après avoir reçu une demande d’analyse de conformité obligatoire de la part de la Business Software Alliance (BSA), un regroupement majeur d’éditeurs de logiciels dont le principal objectif est d’enrayer la contrefaçon de logiciels.

 Réaliser une telle analyse pour un parc de logiciels répartis sur 62 serveurs et postes de travail différents ne fut pas une mince affaire. Pour répondre à la demande du BSA, ProContact a proposé une méthode structurée en trois grandes étapes dans le but de dresser le portrait le plus représentatif et actuel du parc logiciel de l’entreprise.

Solution implantée

1. Inventaire et analyse

Le service d’analyse SAM offert par ProContact consiste à améliorer la gestion des actifs logiciels dans les processus d’analyse (de quels logiciels dispose-t-on?), d’acquisition (de quels logiciels a-t-on besoin?), d’utilisation (les logiciels acquis sont-ils vraiment utilisés?) et de gestion du parc logiciel au jour le jour (dispose-t-on de toutes les données d’achat et d’installation des logiciels acquis?).

 Dès son arrivée chez XYZ, l’équipe de ProContact a aidé l’organisation à identifier, à trier et à regrouper les différents contrats de licences qu’elle détenait au sein d’un logiciel d’inventaire installé pour l’occasion. L’objectif : obtenir la vue d’ensemble la plus à jour du parc logiciel. La recherche a nécessité plusieurs jours de travail de la part des ressources internes de XYZ et de l’équipe de ProContact.

 Toutes les preuves d’achats (factures et photos des licences OEM) ont été compilées et classées avant que ProContact entreprenne la comparaison entre les logiciels installés et les licences achetées. Le rapport de conformité ainsi créé a ensuite été envoyé au BSA pour validation.

 2. Négociations

Constatant la présence de quelques logiciels contrefaits au sein du parc logiciel d’XYZ, le BSA a expédié une facture salée, avoisinant les 20 000 $, à l’entreprise en guise d’amende.

 « Nous sommes très impliqués dans ce type de dossiers, explique M. Robert Breault, spécialiste en solutions logiciels chez ProContact. Les clients ne connaissent pas nécessairement les conditions d’utilisation des logiciels qu’ils achètent. Il est préférable pour eux de faire affaire avec des gens proactifs, qui connaissent les règles et qui vont prévenir les dommages plutôt que colmater les fuites. »

 En collaboration avec les avocats de XYZ, ProContact a établi un argumentaire destiné au BSA afin de faire diminuer l’amende encourue. Ces efforts ont porté fruit puisqu’environ 5000 $ ont été retranchés de la facture initiale.

 Les logiciels et les licences non conformes ont bien sûr été retirés du parc de l’entreprise et remplacés par des versions achetés et légales, portant ainsi le taux de conformité de XYZ à près de 100 %.

 3. Implantation de processus de gestions

Le travail des spécialistes de ProContact ne s’est pas arrêté là. Ils ont implanté de bonnes pratiques d’acquisition et de gestion de logiciels dans toutes les branches de l’entreprise pour faciliter la collecte de données sur le parc logiciel : utiliser les adresses professionnelles de l’entreprise pour acheter les logiciels, payer de la même méthode à chaque fois, regrouper les informations d’accès au compte au sein du logiciel d’inventaire, etc.

 

Puisque le BSA commande un suivi régulier du parc logiciel dans les deux ans suivant l’analyse de conformité initiale, il est désormais beaucoup plus facile pour les responsables de l’entreprise de fournir les informations requises. Quelques clics et ils obtiennent un portrait réel et à jour de leur parc informatique et logiciel.

 

À noter qu’un inventaire comme celui qui a été réalisé par ProContact permet aussi d’optimiser la répartition des diverses licences que détient l’entreprise selon l’utilisation qui en est faite par les employés.

 « Une entreprise peut, par exemple, avoir installé un logiciel coûteux sur ses 25 postes de travail, alors que seuls 15 employés l’utilisent réellement. Ces licences en trop coûtent très cher. En le sachant, on peut cesser d’en acheter de nouvelles et redistribuer les licences inutilisées aux nouveaux employés », affirme M. Breault.

 

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